يادداشتهاي .......

(( کاربرد رایانه در دفاتر اسناد رسمی ))

فصل اول :

              1- آشنایی با تشکیلات دفاتر اسناد رسمی

              2- آشنایی با اموری که در دفاتر اسناد رسمی انجام می گیرد

              3- آشنایی با تنوع اسناد و نحوه تنظیم آنها

              4- انواع آمارها و گزارشات تنظیمی توسط دفاتر اسناد رسمی

فصل دوم :

              1- انواع تجهیزات و امکانات رایانه ای کاربردی در دفاتر اسناد رسمی

              2- نرم افزارهای کاربردی در دفاتر و فواید آنها

فصل سوم :

               1- مفهوم شبکه های LAN ،WAN ، اینترنت ، اینترانت و تجارت الکترونیک

                   و کاربرد آنها در امور دفترخانه                                                                                                            

              2- مفهوم امضاء الکترونیکی و نحوه بکارگیری آن در دفاتر اسناد رسمی

فصل اول :

1-    آشنایی با تشکیلات دفاتر اسناد رسمی :

    مطابق ماده یک قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سرفتران و دفتریاران مصوب 25 تیر ماه 1354 دفتر اسناد رسمی چنین تعریف شده است :

دفترخانه اسناد رسمی ، واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوطه تشکیل می شود . سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است .

در دفترخانه اسناد رسمی دو نفر دارای سمت قانونی تعریف شده به شرح مرقوم در قانون دفاتر اسناد رسمی می باشند ، یکی سردفتر و دیگری دفتریار . سردفتر فردی است که اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده اوست و بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران و بموجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب می گردد (البته با توجه به ضوابط فعلی و اختیارات تفویضی ، ابلاغ سردفتر از طرف رئیس محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صادر می شود ). نفر دوم دفتریار است که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را نیز بر عهده دارد و دفتریار اول نامیده می شود و به پیشنهاد سردفتر و بموجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات منصوب میشود دفترخانه   می تواند یک نفر دفتریار دوم نیز داشته باشد . سایر کارکنان شاغل در دفترخانه حسب ضرورت و حجم کار در دفترخانه از طرف سردفتر بکار گرفته می شوند و حقوق آنها بر عهده سردفتر بوده و تابع قانون کارمی باشد .

تاسیس دفترخانه و تعیین محل و تهیه امکانات و ابزار کار و تامین نیروی انسانی و پرداخت کلیه هزینه های جاری و پرسنلی بعهده شخص سردفتر می باشد و در این خصوص سازمان ثبت هیچگونه بودجه  یا اعتبار مالی برای تامین هزینه های دفاتر بر عهده ندارد . محل دفترخانه در هر شهر یا بخش به معرفی سردفتر و موافقت اداره ثبت محل تعیین خواهد شد و در صورت ضرورت انتقال محل دفترخانه به محل دیگر در همان شهر یا بخش با تصویب ثبت محل امکان پذیر است .

 تعداد دفترخانه در هر شهر یا بخش طبق قانون دفاتر اسناد رسمی بازاء هر 20هزار نفر وبسته به میزان درآمد حق الثبت هر منطقه  تا حداکثر هر 15هزار نفر جمعیت یک دفترخانه تعیین می گردد .  

     2- آشنایی با اموری که در دفاتر اسناد رسمی انجام می گیرد:

الف -  دفاتری که در دفترخانه مورد استفاده قرار می گیرند عبارتند از:

1-      یک نسخه دفتر ثبت اسناد که پلمپ شده و اسناد در آن ثبت می شود که به آن دفتر سردفتر گفته می شود.

2-      دفتر راهنما که متضمن اسامی متعاملین و نوع سند و شماره و تاریخ سند خواهد بود .

3-      دفتر درآمد که به منظور ثبت کلیه وجوه مقرر درثبت اسناد می باشد واین دفتر نیز از طرف سازمان ثبت پلمپ خواهد شد .

4-      دفتر ثبت مکاتبات و تقاضاهای اجرائی و خلاصه معاملات .

5-      دفترابواب جمعی ، قبوض سپرده و اوراق بهاء دار .

6-      دفتر گواهی امضاء  که به منظور تائید نمونه امضاء اشخاص ذیل فرم ها و اوراق عادی طبق ضوابط مربوطه می باشد .

7-      دفتر افراد ممنوع المعامله ، که به منظور ثبت لیست اسامی افراد ممنوع المعامله جهت کنترل نام متعاملین هنگام تنظیم و ثبت اسناد معاملاتی در دفترخانه بکار می رود. 

 ب -  ملزومات تنظیم اسناد :

بموجب ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی کلیه اسناد در دفترخانه در اوراق مخصوصی که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اختیار دفترخانه قرارداده می شود تنظیم و فقط در یک دفتر به نام دفترسردفتر ثبت می شود و سند و ثبت دفتر به امضاء اصحاب معامله وسردفتر و دفتریار خواهد رسید مگرآنکه دفترخانه فاقد دفتریار باشد .

ج -  انواع اوراق مصرفی در دفترخانه :

اوراقی که اسناد بر روی آنها تنظیم می شود اوراق بهاء دار نامیده شده و از طرف وزارت امور اقتصادی و دارائی تهیه و در اختیار سازمان ثبت قرار می گیرد و انواع مختلف آن بشرح زیر است :

1- اوراق بزرگ یا یک برگی که برای تنظیم اسناد با متون زیاد مانند اسناد رهنی بانک ها مورد استفاده است.

2- اوراق کوچک یا نیم برگی که برای اسناد با متون کم مانند تعهدات ، وکالتنامه های کاری ، اقرارنامه ها و غیره از آن استفاده می شود .

3- خلاصه معامله که همزمان با تنظیم اسناد قطعی یا رهنی و بعضی اسناد دیگر تنظیم و به اداره ثبت محل ارسال می گردد .

4- برگ استعلام که برای پرسش جریان ثبتی املاک و بند ز بازداشتی ها از ثبت محل ملک مورد استفاده قرار می گیرد .

5- قبض حق التحریر که همزمان با تنظیم هر نوع سند تنظیم و به منزله رسید هزینه های دریافتی میباشد و شماره آن بر روی سند درج می شود .

6- قبض اقساطی که کاربرد آن در تنظیم اسناد اجاره و یا مواردی که بخشی از ثمن معامله باقی مانده و بصورت دین در آینده پرداخت می شود و یا در صورتی که تخلیه ملک مورد معامله موکول به آینده می گردد . در این نوع موارد از قبض اقساطی استفاده می گردد .این قبض همانند یک چک با تاریخ سررسید و در وجه بستانکار با درج مبلغ قسط در سررسید مربوطه ، تنظیم شده و به امضاء بدهکار و سردفتر می رسد و هنگام امضاء سند تحویل بستانکار گردیده و به هنگام پرداخت بدهی قسط در سررسید مربوطه توسط بدهکار ، بعنوان رسید از طرف بستانکار به بدهکار تحویل داده می شود و در صورت عدم پرداخت دین مزبور ، بستانکار می تواند نسبت به وصول آن از طریق اجراء ثبت اقدام به صدور اجرائیه نماید .

7- برگ رونوشت که برای تنظیم رونوشت رسمی از اسناد ثبت شده در دفترخانه که به امضاء رسیده اند بنا به درخواست  اصحاب سند بکار می رود .

چ -  وجوهی که در دفترخانه وصول خواهد شد :

وجوهی که برای تنظیم و ثبت سند در دفترخانه وصول می شود به شرح زیر است :

- حق التحریر طبق تعرفه مقرر (مصوب رئیس قوه قضائیه ).

- حق الثبت به ماخذ ماده 123 قانون اصلاحی قانون ثبت .

- مالیات نقل و انتقال خودرو برابر مقررات و قوانین مالیاتی .

- مالیات و عوارض بر ارزش افزوده (VAT یا Value Added Tax) ، که از تاریخ 01/07/1389 از ماخذ حق التحریر متعلقه به سند به میزان درصد تعیین شده از طرف وزارت امور اقتصادی و دارائی وصول و هر سه ماه یکبار توسط سردفتر به حساب وزارت دارائی  پرداخت می گردد.

- بقایای ثبتی در هنگام ثبت معاملات املاک در جریان ثبت ، که توسط اداره ثبت به دفترخانه اعلام شده و دفترخانه نسبت به وصول آن اقدام و به حساب اداره ثبت واریز می نماید .

- هزینه اوراق بهاء دار مورد استفاده در سند که ابتدا توسط سردفتر براساس آمار مصرفی ماهانه دفترخانه، از ثبت خریداری شده و طبق تمبر الصاقی بر آنها در کنارسایر هزینه های تنظیم سند توسط دفترخانه از طرفین سند وصول می گردد .

- سایر وجوهی که طبق قانون وصول آن بعهده دفترخانه گذاشته می شود .

لازم به ذکر است که حقوق و درآمد سردفتر و دفتریار از محل حق التحریر دریافتی میباشد که میزان آن طبق تعرفه ای است که از طرف قوه قضائیه تعیین می گردد و هر 4 سال یکبار مورد بررسی و تجدید نظر قرار   می گیرد . حقوق دفتریار 15 درصد حق التحریر اسناد تنظیمی و گواهی امضاء و درآمد سردفتر ، مانده حق التحریر پس از پرداخت حقوق دفتریار، سهم پاداش کارکنان به میزان 15درصد، سهم کانون سردفتران و دفتریاران که به منظور بیمه و بازنشستگی  سردفتر و دفتریار و به میزان 10درصد کل حق التحریر اسناد است و سایر هزینه هایی که طبق قانون تکلیف پرداخت آن بر عهده سردفتر است ،خواهد بود که از محل آن نسبت به پرداخت اجاره بهاء ملک دفترخانه ، و سایر هزینه ای جاری توسط سردفتر پرداخت می گردد.

           3- آشنایی با تنوع اسناد و نحوه تنظیم آنها :

اسنادبه لحاظ وصول حق الثبت وحق التحریر به دو دسته تقسیم می شوند :        1- اسناد مالی                     2 اسناد غیر مالی

3 -1- اسناد مالی :

اسناد مالی به آن دسته از اسناد اطلاق می گرددکه درآنها منجزاً مبلغی که بصورت دین مسلم طرفین سندباشد قیدشود.ماننداسنادانتقال قطعی ، رهنی و غیره.نحوه وصول حق الثبت دراسناد مالی پنج در هزار مجموع مبالغ مندرج درسند بشرح فوق می باشد و محاسبه حق التحریر بدین شرح است

الف – حق التحریر اسناد مالی (موضوع ماده 123 اصلاحی قانون ثبت ):

1-      اسنادی که مبلغ آنها تا ده میلیون ریال است مقطوعاً 000,450 ریال .

2-      اسنادی که مبلغ آنها تا دویست میلیون ریال است نسبت به مازاد ده میلیون ریال 4 در هزار .

3-      اسنادی که مبلغ آنها تا یک میلیارد ریال است نسبت به مازاد دویست میلیون ریال 2 در هزار .

4-      اسنادی که مبلغ آنها از یک میلیارد ریال به بالا است نسبت به مازاد یک میلیارد ریال 5/0 در هزار

ب- حق التحریر اسناد اموال منقول :

      1-  اسنادی که مبلغ آنها تا دو میلیون ریال است مقطوعاً 000,170 ریال .

      2- اسنادی که مبلغ آنها تا ده میلیون ریال است نسبت به مازاد دو میلیون ریال 23 در هزار .

      3- اسنادی که مبلغ آنها تا دویست میلیون ریال است نسبت به مازد ده میلیون ریال 3 در هزار .

      4- اسنادی که مبلغ آنها تا یک میلیارد ریال است نسبت به مازاد دویست میلیون ریال 2 در هزار.

      5- اسنادی که مبلغ آنها بیش از یک میلیارد ریال است نسبت به مازاد یک میلیارد ریال 5/0 در هزار .

ج – حق التحریر اسناد غیر منقول طبق ارزش معاملاتی و سایر اسناد مالی :

      1- اسنادی که مبلغ آنها تا دومیلیون ریال است مقطوعاً 000,250 ریال .

      2- اسنادی که مبلغ آنها تا ده  میلیون ریال است نسبت به مازاد دو میلیون ریال 40 در هزار .

      3- اسنادی که مبلغ آنها تا دویست میلیون ریال است نسبت به مازاد ده میلیون ریال 4 در هزار.

      4- اسنادی که مبلغ آنها تا یک میلیارد ریال است نسبت به مازاد دویست میلیون ریال 2 در هزار.

      5- اسنادی که مبلغ آنها بیس از یک میلیارد است نسبت به مازاد یک میلیارد ریال 1 در هزار .

3-2- اسناد غیرمالی :

اسناد غیر مالی به اسنادی اطلاق می شود که در آنها منجزا مبلغی که به صورت دین مسلم طرفین سند باشد قید نشده باشد .

حق الثبت اسناد غیر مالی بطور ثابت از ماخذ یک میلیون ریال (5000 ریال ) است و حق التحریر آنها طبق تعرفه حال حاضر بدین شرح است

1-      وکالت نامه های مختصر که برای فروش ملک یا صلح سرقفلی نباشد  000,250 ریال .

2-      وکالت نامه های مختصر که برای فروش ملک و صلح سرقفلی باشد 000,400 ریال .

3-      وکالت نامه های مفصل که برای فروش ملک و صلح سرقفلی نباشد 000,350 ریال .

4-      وکالت نامه های مفصل که برای فروش ملک و صلح سرقفلی باشد 000,500 ریال .

5-      تنفیذنامه ، رضایت نامه ، اقرارنامه ، تعهدنامه ، متمم قرارداد و اقاله مقطوعاٌ 000,300 ریال .

6-      تقسیم نامه برای هر واحد تقسیم مال منقول نظیر خودرو و غیرمنقول مانند زمین، آب و قطعه تفکیکی 000,200 ریال.

7-      تعهدنامه دانشجوئی که به نفع مراکز آموزش عالی یا آموزش و پرورش و صندوق های مربوط به آنها تنظیم می شود 000,80 ریال .

8-      وقف نامه و وصیت نامه مختصر 000,500 ریال .    ****** 9- وقف نامه و وصیت نامه مفصل 000,800 ریال .

10 -صلح دعاوی و قراردادهای غیر مالی  000,300 ریال . ****  11- تعویض و یا ضم وثیقه  000,400 ریال .

      12- سایر اسناد غیر مالی  000,100 ریال .  *****     12- گواهی امضاء 000,100 ریال .

مالیات نقل و انتقال اموال غیر منقول و منقول (باستثناء وسایط نقلیه موتوری)بر مبنای قیمت منطقه ای و توسط دارائی محاسبه و وصول و گواهی لازم برای دفترخانه جهت تنظیم سند انتقال صادر می گردد و مالیات نقل و انتقال وسایط نقلیه موتوری بر اساس قیمتی که هر ساله توسط وزارت امور اقتصادی و دارائی به دفاتر اسناد رسمی اعلام می گردد و به میزان 1% ارزش تعیین شده بر اساس مدل ساخت خودرو ، توسط دفترخانه محاسبه و وصول و به حساب وزارت دارائی واریز می گردد .

روش محاسبه آن بدین صورت است که ارزش مدل سال جاری اعلام می گردد و برای اتومبیل های مدل     سال های پائین تر ،بازاء هر سال افت (استهلاک ) مدل ، 10درصد که حداکثر از 60 درصد تجاوز نمی کند از قیمت مزبور کاسته شده و مبلغ بدست آمده به عنوان مبلغ معامله تلقی شده و از ماخذ آن حق الثبت و حق التحریر محاسبه و نیز یک درصد آن مالیات نقل و انتقال اخذ و پرداخت می گردد.

 مسئولیت صحت محاسبه و وصول مالیات نقل و انتقال خودرو به عهده سردفتر بوده و هر نوع اشتباه محاسباتی و کسر دریافتی آن منجر به جریمه سردفتر به میزانی که طبق مقررات تعیین گردیده می شود .

           4- انواع آمارها و گزارشات تنظیمی در دفترخانه  :

دفاتر اسناد رسمی مکلفند همه ماهه آمار عملکرد و درآمد وصولی خود را که حاوی تعداد اسناد تنظیمی و نوع اسناد و میزان حق الثبت و حق التحریر می باشد را در قالب فرم های مخصوص به اداره ثبت اعلام دارند . همچنین طبق مقررات سایر آمارهائی که از طرف سایر ادارات از قبیل دارائی ، شهرداری،راهنمائی و رانندگی و غیره مورد نیاز باشد را نیز تهیه و ارسال می نمایند .

برخی از آمارها و گزارشات مذکور به شرح زیر است :

1-                  صورت حساب حق الثبت تنظیمی اسناد که شامل لیستی از کلیه اسناد تنظیمی در طول ماه با ذکر شماره و تاریخ سند ، مبلغ سند، حق الثبت وصولی با شماره و تاریخ فیش واریزی آن و نیز تراز و صورت موازنه حق الثبت وصولی و میزان حق الثبت محاسبه و لحاظ شده در اسناد تنظیمی می باشد .

2-      صورت وضعیت (کانون) اسناد تنظیمی  ، که در آن اسناد تنظیمی در طول ماه از حیث نوع وتعداد طبقه بندی شده و میزان درآمد حق الثبت و حق التحریر هر دسته از اسناد مشخص می گردد. این آمار جهت اطلاع و اتخاذ تصمیمات لازم همه ماهه به اداره ثبت و کانون سردفتران و دفتریاران به صورت تکلیفی ارسال می گردد.

3-      آمار نقل و انتقال خودرو که هر ماه به اداره امور اقتصادی و دارائی ارسال گشته و شامل اطلاعتی از قبیل : شماره و تاریخ سند (قطعی یا وکالت فروش) مشخصات وسیله نقلیه مورد معامله ، مبلغ مالیات واصله و شماره و تاریخ فیش واریزی می باشد.

4-     آمار صورت درآمد شش ماهه اسناد تنظیمی که همانند آمار صورت وضعیت مزبور برای دوره شش ماهه تنظیم و به اداره ثبت جهت اتخاذ تصمیمات لازمه ارسال می گردد.

5-      آمار اسناد تنظیمی موضوع انتقال املاک بر اساس گواهی عدم بدهی مالیاتی ماده 187 قانون مالیات های مستقیم ، که همه ماهه در انتهای ماه ، به اداره امور اقتصادی و مالیاتی ارسال می شود .

فصل دوم :

         1- انواع تجهیزات و امکانات رایانه ای کاربردی در دفاتر اسناد رسمی:

-         چاپگر : که می توان توسط آن متن اسناد و فیش ها و آمارها را روی اوراق مربوطه چاپ نمود . چاپگرها در چهار نوع مختلف می باشند :

-        

نمونه  یک  چاپگر  سوزنی  132 ستونی Dot Matrix Printer

 چاپگرهای سوزنی که با دو عرض 80 حرف و 132 حرف در سطر بوده که دسته دوم امکان چاپ بر روی اوراق یک برگی را میسر می سازند . در این نوع چاپگرها بدلیل اینکه بوسیله ضربات سوزن بر روی نوار ریبون مشکی یا رنگی  ،شکل حروف بر روی کاغذ نقش می گیرد ، می توان دو یا سه برگ اوراق بزرگ یا کوچک دفترخانه را که بینشان کاربن قرار داده شده به یکباره چاپ گرفت . اشکال این نوع چاپگرها ، صدای زیاد به هنگام  چاپ و نیز سرعت چاپ کم آنهاست .

-         چاپگرهای جوهر افشان که با جوهر مخصوص و در دو حالت رنگی و تک رنگ چاپ می کنند و قابلیت چاپ بر روی اوراق حداکثر تا سایز   A3را دارند . در عمل با توجه به سایز متغیر اوراق یک برگی دفترخانه و اینکه اوراق یک برگی معمولاً از سایز A3 بزرگتر می باشد،امکان چاپ بر روی اوراق یک برگی توسط این نوع چاپگرها میسر       نمی باشد .این نوع چاپگرها قادر به چاپ رنگی با کیفیت عکس می باشند . بدلیل خاصیت چاپ جوهری آنها ،اخیراً توسط یکی از شرکت های تولید کننده ی چاپگر ،مدل دفترنویس آن نیز تولید شده است که در این مدل دفتر ثبت سند را در داخل سینی مخصوص چاپگر گذاشته و متن سند از طریق کامپیوتر به چاپگر ارسال و چاپ می گردد . اشکال عمده این چاپگرها سرعت پائین چاپ و نیز خشک شدن نازل های جوهر ِهد آنها هنگامی که برای مدتی (مثلاً یک روز یا بیشتر) با آن چاپ گرفته نشود  ، می باشد.

نمونه یک چاپگرجوهر افشان      Ink Jet Printer

-        

نمونه یک  چاپگر  لیزری  رنگی Laser Printer - Color

چاپگرهای لیزری که همانند دستگاه کپی از پودر مخصوصی استفاده می کنند و قابلیت چاپ با سرعت های بالا را داشته و نسبت به انواع چاپگرهای موجود سریع تر هستند .این نوع چاپگرها نیز از نظر سایز اوراق مصرفی ، همانند چاپگرهای جوهرافشان می باشند .

-         کپی پرینترها که به منظور تهیه کپی با تیراژ زیاد از مدارک تنظیم سند با قابلیت اتصال به کامپیوتر و چاپ اسناد در سایزهای مختلف بصورت لیزری می تواند مورد استفاده واقع گردد.

نمونه یک کپی پرینتر Copy Printer

-         

نمونه چاپگرهای حرارتی Thermal  Printers

چاپگرهای حرارتی (Thermal Printers) که کار چاپ را بر روی رول های کاغذی حساس به حرارت بدون نیاز به جوهر و یا ریبون و بصورت تک رنگ (سیاه و سفید) و فقط توسط حرارتی که از طریق هد آنها به کاغذ داده میشود ، با سرعتی قابل ملاحظه و تقریبا بدون صدا ، انجام می دهند . این  نوع چاپگرها که ابعاد کوچکی دارند ،عموما در دستگاه های POS و خودپرداز(ATM) و یا در هر کجا که نیاز به صدور فیش و یا هر نوع فرم مخصوص از قبیل صورت حساب و یا بارکد و غیره که در سیستم های اتوماسیون بکار می رود استفاده می شوند.

رول های  پرینترهای حرارتی

  

-         

نمونه هائی از دستگاه  اسکنر Scanner

اسکنر: که به منظور تصویر برداری از مدارک و اسناد دفترخانه و ذخیره سازی در حافظه کامپیوتر و یا بر روی CD ، DVD ، FLASHDISK و غیره بکار می رود . بدین شکل که مدرک مورد نیاز را همانند یک دستگاه کپی بر روی سطح شیشه اسکنر قرار داده و توسط نرم افزار مخصوصی با دقتی  بالا تصویر برداری می نمایند. سپس تصویر اسکن شده می تواند تحت عنوان یک فایل یا اسم مشخص ذخیره شده ومورداستفاده قرارمیگیرد                                               .                                                                

با استفاده از این دستگاه می توان بایگانی ناشی از کپی مدارک پیوست اسناد تنظیمی دفترخانه را به جای کاغذ ، به صورت فایل با کیفیتی به مراتب بالاتر از فتوکپی ، در حافظه کامپیوتر یا CD و غیره ذخیره و در فضای بایگانی دفترخانه صرفه جویی نمود و در صورت نیاز مدارک لازمه را توسط چاپگر ، چاپ و ارائه داد .

وب کم (WEBCAM ) : که همان دوربین فیلم برداری در سایز کوچک می باشد ، می توان آن را در جای مناسبی نصب کرده و هنگام احراز هویت متعاملین حین امضاء سند از آنها فیلم یا عکس تهیه نموده در آرشیو دفترخانه به عنوان مدرک نگه داشت .

-         اینترنت : که بعنوان یک وسیله جهت بر قراری ارتباط و یا دریافت و ارسال اطلاعات ، بخشنامه ها ، تنظیم اظهارنامه های مالیاتی ، تنظیم پروفایل های اطلاعاتی که از طرف ادارات خواسته می شود و صدها کاربرد دیگری که امروزه همگان با آن آشنا هستند نام برد. اخیراً وجودش در دفاتر اسناد رسمی به یک ضرورت تبدیل گشته است.

-         دستگاه کارت خوان( ( POINT OF SALE = POS:

با پیاده سازی طرح دولت الکترونیک و تجارت الکترونیک ، سیستم پرداخت حقوق ثبتی از سال  1388  شمسی در کشور از طریق دستگاه های کارت خوان انجام می گیرد. توسط این دستگاه از طریق خط تلفن شهری و یا خط تلفن همراه و کارت های عابر بانک ، توسط نرم افزاری که در اختیار دفاتر اسناد رسمی قرار گرفته است،وجوه قانونی تنظیم سند بصورت مستقیم به حساب های سازمان ثبت و اداره امور اقتصادی و مالیاتی و نیز حساب سردفتر واریز گشته و از طریق نرم افزار مذکور فیش مربوطه صادر می گردد . این روش کمک شایانی در پائین آوردن حجم مراجعات حضوری بانک ها ، حفظ امنیت حمل و تقل پول و بالا بردن سرعت کار پرداخت هزینه های تنظیم سند ،نموده است.

2- نرم افزارهای کاربردی :

یکی ازمهمترین تجهیزات رایانه ای دردفترخانه،نرم افزارهای کاربردی میباشندکه ذیلا به شرح وبررسی عملکرد و فواید آنها در دفترخانه می پردازیم :

مزایای یک نرم افزار مناسب در دفترخانه :

1-  امکان آماده سازی متن اسناد :

 از آنجائی که تنوع اسناد تنظیمی در دفترخانه بسیار زیاد است و دفاتر موظف به تنظیم اسنادی که منع قانونی ندارند و   بدان ها ارجاع می گردد می باشند ، آماده بودن متون اسناد قبل از مراجعه متعاملین به دفترخانه تقریبا یک ضرورت است ، چراکه تنظیم و آماده سازی متن اسناد بویژه اسناد رهنی و غیره که متون حجیمی دارند نیاز به صرف وقت زیاد داشته و باعث طولانی شدن زمان تنظیم سند و درنتیجه اتلاف وقت صاحبان سند می گردد. در گذشته متون اسناد را بر روی اوراق آماده می کردند و برای نگهداری آنها فضای زیادی مصرف می شد . اما به کمک رایانه می توان متون اسناد را بصورت فایل های متنی در رایانه از قبل آماده و به هنگام تنظیم سند از آن استفاده نمود . مزیت دیگری که در رابطه با متون اسناد می توان از رایانه بهره برد ، قابلیت ایجاد یا تغییر متن در صورت نیاز است . هرگاه بدلایل مختلف لازم شد متن آماده شده اسناد تغییر کند ، بدون هدر دادن کاغذ و در کمترین زمان ممکن ، می توان در فایل متن مربوطه تغییرات را اعمال نمود.

 

2-  امکان دسته بندی متن اسناد بر اساس نوع معامله مربوطه :

بدلیل تنوع بالای اسناد تنظیمی دفترخانه ، دستیابی به متن مورد لزوم از  میان متون از پیش آماده شده نیز ساده به نظر نمی رسد ، حال آنکه توسط رایانه میتوان متون را بر اساس نوع معامله طبقه بندی کرد تا در صورت نیاز با توجه به موضوع سند ،به فایل متن آن  در کوتاه ترین زمان دست یافت.

3-  امکان حفظ سوابق و مدارک شناسائی ومالکیت متعاملین و بکارگیری مجدد از اطلاعات آنان در اسناد :

موقع تنظیم اسناد،مدارک احراز هویت و مالکیت اشخاص اخذگردیده و معمولا تصویر آنها را بپیوست نسخه دفترخانه نگه داری می نمایند .

 در سیستم دستی تنظیم سند برای شخصی که در همان دفترخانه قبلا سند تنظیم نموده و سابقه قبلی از اطلاعات مورد لزوم جهت تنظیم سند جدید برای وی وجود دارد ،مستلزم صرف همان میزان وقت که برای سند قبلی شده ،می باشد ، یعنی تنظیم سند ، فیش های مربوطه و غیره همانند بار قبل صورت  می گیرد ، ولی در رایانه ،اپراتور از داشتن سابقه قبلی شخص و نوع سند قبلی وی مطلع گشته و در صورت تطابق مشخصات  ، از سابقه وی در سند جدید بدون نیاز به تایپ مجدد ،استفاده می نماید .

از مزیتهای این امر :

1-3 : بالا رفتن سرعت تنظیم سند .

2-3 : چنانچه در سند قبلی اطلاعات به درستی و بدون غلط و اشتباه وارد سیستم شده باشد ، با کپی برداری از آن اطلاعات احتمال خطای وارد کردن مجدد اطلاعات کاهش می یابد .

3-3 : چون سردفتر برای سند قبلی شخص ،تشریفات احراز هویت را یکبار رعایت نموده و احتمالا برای شخص ،شاهد خواسته است  ، اطلاع یافتن از سابقه شخص دقدقه سر دفتر را  از  احراز هویت شخص و نیز مطالبه مدارک شناسائی وی کاهش می دهد .

4-  کنترل ممنوع المعامله ها و بازداشتی ها :

هر چند روز یکبار لیستی از افراد ممنوع المعامله ،محجورین ، اوراق مسروقه ، شناسنامه  های جعلی و مسروقه ، اسناد مجعول ، وکالتنامه های جعلی ، املاک بازداشتی ، املاک ماده 147 و 148 و اسناد المثنی ، از طریق اداره ثبت به دفاتر ارسال می گردد . دفترخانه موظف است هنگام تنظیم اسناد مشخصات متعاملین ، پلاک های ثبتی ، اسناد و اوراق مالکیت اصحاب سند ، و سایر موارد فوق الذکر را با بخشنامه های بازداشتی مزبور کنترل نموده و در صورت عدم مشمولیت ، اقدام به تنظیم سند نماید . کنترل تمام موارد مرقوم بسیار وقت گیر خواهد بود ، اما با استفاده از نرم افزار می توان بخشنامه های دریافتی را وارد بانک اطلاعاتی رایانه نمود و بهنگام تنظیم سند این کنترل ها بصورت خودکار صورت پذیرفته و در صورت وجود تشابه و یا تطابق با هر یک از موارد مزبور ،به تنظیم کننده سند اخطار لازم داده می شود .

5-  کنترل سن خدمت سربازی و صغیر بودن :

با امکان تعریف سن مشمول خدمت سربازی در رایانه ، هنگام وارد کردن تاریخ تولد متعاملین ،هشدار لازم جهت متولدین مرد بزرگتر یا مساوی  18 سال و در مورد متولدین زیر 18 سال هشدار صغیر بودن شخص به اپراتور داده میشود .

6-   بایگانی و انبار داری اوراق خریداری دفترخانه :

حفظ و نگهداری اوراق مصرفی که توسط اداره ثبت به دفاتر تحویل می گردد ، مسئولیت خطیری است که بر عهده سردفتر نهاده شده ، چرا که شماره اوراق از دفترخانه رسید گرفته می شود و از لحظه تحویل ، سر دفتر پاسخگوی هر نوع سوء استفاده از اوراق خواهد بود .

میتوان لیست اوراق خریداری شده را وارد رایانه نموده و آمار اوراق مصرفی و یا ابطالی و استفاده نشده را بصورت خودکار و دقیق بدست آورد . بدین صورت که موقع تنظیم سند با وارد کردن شماره اوراق مصرفی درصدور سند ، از موجودی ورقه دفترخانه کاسته و در صورت نیاز هر لحظه می توان گزارش وضعیت موجودی ومصرفی اوراق را توسط نرم افزار اخذ نمود و سردفتر اشراف کامل به موجودی اوراق دفترخانه داشته و در نتیجه از هرگونه سوء استفاده احتمالی از اوراق دفترخانه ممانعت بعمل آید.

7- امکان صدورهرنوع فیش ، متن ، خلاصه معامله و آمار و گزارش فقط با یکبار وارد کردن اطاعات تنظیم سند :

 همزمان با تنظیم اسناد طبق مقررات ، فیش ها ، فرم ها ، گزارشات ، خلاصه معاملات و سایر موارد تکلیفی دفترخانه نیز صادر می گردد که در سیستم دستی ، بازاء هریک ، اطلاعاتی تقریبا تکراری (از قبیل مشخصات صاحبان سند ، مشخصات مورد  معامله و غیره )می بایست در اوراق مربوطه درج و تنظیم گردد که خود نیازمند صرف وقت مضاعف میباشد.

با کمک تکنیکهای نرم افزاری  ، این امر به سادگی صورت می پذیرد ،به نحوی که اطلاعاتی که برای تنظیم اصل سند با دقت و درستی وارد رایانه شده ، در هر گزارش یا فرم مخصوصی از قبیل فیش ، خلاصه معامله وغیره فارغ از هرگونه خطای احتمالی ،بطور خودکار در فیش یا گزارش مربوطه درج و قابل صدور خواهد بود.    

8-  امکان تعریف سایز اوراق ، فرمها ، فیش ها و انواع گزارشات مورد لزوم:

از ویژگی های کاری دفترخانه متغیر بودن نوع فرم ها ، سایز اوراق و شکل و نوع گزارشات و آمارهای مورد لزوم بدلیل تغییر مقررات و دستورات اداری می باشد . نرم افزارها انعطاف پذیری مناسبی را در این خصوص ایجاد می نمایند . در هر زمان می توان اندازه و اطلاعات مندرج در اوراق و شکل گزاراشات را وفق تعاریف دستورات و بخشنامه ها تنظیم و صادر نمود.

9-   امکان جستجوی اطلاعات اسناد در سوابق دفترخانه :

یکی از دفاتری که طبق قانون در دفترخانه که در بند 2 فصل اول این جزوه نیز بدان اشاره شد ، دفتر راهنما می باشد که به منظور ایجاد امکان جستجوی سابقه افراد با استفاده از نام آنها ،پیش بینی شده است و البته لازمه آن وارد نمودن اطلاعات افراد و شماره و تاریخ سند تنظیمی آنها ،پس از تنظیم اسناد می باشد . اینکار نیز علاوه بر اینکه مستوجب صرف وقت زیاد بوده ،تنها امکان جستجوی نام افراد را فراهم می نماید . اما با کمک نرم افزار ، با استفاده از اطلاعات اسناد تنظیمی ، بر اساس هر یک از جزئیات مشخصات صاحبان سند و یا اطلاعات متن اسناد می توان با سرعتی زیاد و غیر قابل مقایسه با سیستم دستی ، سابقه مورد لزوم را بدست آورد . بعنوان مثال فرض کنیم سند قطعی منقول برای شخصی در مدتی قبل توسط رایانه تنظیم شده است ، میتوان بر اساس هر یک از اطلاعات سند از قبیل شماره پلاک انتظامی خودرو ، نام و نام خانوادگی صاحبان سند ، شماره فیش حق الثبت پرداختی ، نام خودرو ، محدوده تاریخی  تنظیم سند و یا هر خصوصیتی دیگر به تنهائی و یا تلفیقی از آنها ،سابقه مورد نظر را بدست آورد و از آن استفاده نمود.

10-  محاسبه حق الثبت ، مالیات ، حق التحریر و سایر هزینه های تنظیم سند :

همان گونه که در فصل اول بند 3 نیز اشاره شد محاسبه هزینه های تنظیم سند نیازمند دقت بالائی است ، در مورد محاسبه حق التحریر در اسناد مالی و نیز هزینه های تنظیم سند دراسناد اتومبیل، این موضوع بیشتر احساس می گردد . مراحل محاسبات مزبور پیچیدگی خاصی را ایجاد میکند که البته با کمک نرم افزار انجام این کار دقیق و سریع خواهد بود، فقط با وارد کردن مبلغ معامله (در اسناد مالی) و یا مدل و نوع وسیله نقلیه (در اسناد منقول قطعی یا وکالت فروش) ، هزینه های تنظیم سند بطور خودکار توسط رایانه محاسبه و در سند درج می گردد .

11-  امکان ذخیره سازی و بایگانی مستندات سند بطور سریع و بسیار کم حجم :

 کلیه سوابق اسناد را می توان بر روی تجهیزات جانبی کامپیوتری از قبیل : هارد دیسک ، CD ، DVD ، FLASHDISK و فلاپی دیسک در زمانی کوتاه ولو به دفعات کپی برداری و درجایی امن نگه داری نمود و در مواقع ضروری مورد استفاده قرارداد. این امر در مقایسه با سیستم دستی بسیار امن تر و کم حجم تر و سریع تر می باشد.

فصل سوم :

1-  مفهوم شبکه های LAN ، WAN ، اینترنت واینترانت وتجارت الکترونیک و کاربردآنها درامور دفترخانه

-          مفهوم شبکه : اساساً شبکه بودن در سیستم های رایانه ای به معنای ارتباط دو یا چند رایانه از طریق سیم و یا فرستنده گیرنده های بی سیم است ، به نحویکه امکان تبادل اطلاعات (ارسال ، دریافت و اجراء نرم افزارها ) را با یکدیگر داشته باشند . در یک شبکه کامپیوتری ، هر یک از کامپیوترها     می توانند هر یک از دستگاه های جانبی خودشان از قبیل چاپگر، اسکنر ، وب کم ، سی دی درایو و غیره و همچنین هر یک از نرم افزارها ، فایلها وهر مقدار از فضای حافظه اشان را برای استفاده دیگر اعضاء شبکه با هر سطحی از دسترسی به اشتراک گذارند.

نرم افزارهایی که تحت شبکه کار می کنند این قابلیت را دارند که اطلاعات در یک کامپیوتر مرکزی بنام SERVER وجود داشته و در اختیار کاربران شبکه قرار گرفته و تمامی کامپیوترهای عضو شبکه در حد اجازه دسترسی ای که دارند می توانند آن اطلاعات را بخوانند و یا در اطلاعات تغییر ایجاد نمایند .

وقتی یک نرم افزار امکان استفاده بصورت شبکه را دارا باشد ، کاربران می توانند از طریق هر یک از کامپیوترهای موجود در شبکه ، آن نرم افزار را اجراء نمایند و هر تغییری که هر کاربر در اطلاعات   نرم افزار صورت دهند ،توسط سایر کاربران قابل رویت می باشد. بعنوان مثال دریک شبکه کامپیوتری در دفترخانه هرگاه کاربری اطلاعات سندی را وارد نماید و یا سندی را تشکیل دهد ، کاربر دیگر میتواند آن را از طریق کامپیوتر خود که به شبکه متصل است آن سند را رویت و در اطلاعات آن در صورت نیاز تغییر داده و یا حتی سند را صادر و چاپ نماید . با بهره گیری از این امکان ، میتوان امور کاری دفترخانه را بین کارمندان تقسیم کرده و هر بخشی از کار، که توسط کارکنان انجام می گیرد ،در یک محل ذخیره شده و  در نتیجه پیوستگی اسناد تنظیمی در رایانه حفظ می گردد .

-         شبکه های LAN (LOCAL AREA NETWORK) :

 به مجموعه کامپیوترهایی (Client) که در یک اطاق ، طبقه و یا ساختمان در قالب یک شبکه تحت مدیریت یک کامپیوتر مرکزی بنام SERVER با یکدیگر ارتباط داشته و کار می کنند شبکه محلی یا LAN گفته می شود.

  کامپیوترها اطلاعاتشان را در قالب یک قرارداد مشترک (Protocol) بنام TCP/IP تبادل و به اشتراک می گذارند.

 با استفاده از IP (Internet Protocol) کامپبوترها یکدیگر را در شبکه آدرس دهی نموده و اطلاعات را در قالب یک بسته (Packet) قرار داده و کدهای شناسایی خاصی طبق قرارداد مزبور به آن بسته الصاق و بسته را ارسال می نمایند . وظیفه TCP (Transmission Control Protocol) دریافت بسته های ارسالی در طرف دیگر و بررسی خطاهای احتمالی در موقع ارسال می باشد .این خطاها به دلایل مختلف از قبیل وجود نویز یا پارازیت ممکن است به وجود آید. در صورت بروز خطا، TCP ارسال مجدد اطلاعات را از کامپیوتر فرستنده درخواست می کند . بعداز دریافت موفق بسته های ارسالی پیام ، TCP از توالی کدهای متصل به Packet ها ، پبام اصلی رابازسازی ودر اختیار کامپبوتر گیرنده ی پیام می گذارد .

از ویژگیهای شبکه های کامپیوتری (LAN) می توان سهولت و هزینه نسبتاً پائین نصب و ایجاد ارتباط بین کامپیوترها که از طریق کابل های شبکه سیمی ، فیبرهای نوری (Optical Fiber)و یا فرستنده ، گیرنده های بی سیم (Wireless) امکان پذیر است ، نام برد.

-        شبکه WAN ((WIDE AREA NETWORK:

 به مجموعه کامپیوترهایی که فراتر از یک ساختمان و در محدوده جغرافیائی وسیع تری از قبیل :محله ، شهر ، کشور قاره و حتی سرتاسر دنیا ، در قالب یک قرارداد (پروتوکول)ارتباطی بهم مرتبط هستند شبکه WAN اطلاق می گردد .پروتوکل ارتباطی این شبکه ها تحت عنوان FTP و HTTP می باشد .

FTP (File Transfer Protocol) به منظور استفاده و برداشت سریع فایل ها توسط کاربران شبکه ،طراحی شده و شبیه آنچه که در TCP/IP گفته شد عمل می کند و ) HTTP Hyper Text Transfer Protocol ) مخصوص Web است و برای انتقال حجم بالای تبادل فایل ها از طریق شبکه ،طراحی شده است .در شبکه WAN قالباً دو یا چند شبکه LAN از طریق خط تلفن و یا ماهواره به یکدیگر متصل  گشته اند. بعنوان مثال دو شبکه کامپیوتری مستقر در دو دفترخانه را می توان از طریق خطوط تلفن و یا آنتن های فرستنده و گیرنده بی سیم و یا ماهواره به یکدیگر متصل نمود و در اثر این ارتباط هر دو دفترخانه می توانند با یکدیگر تبادل اطلاعات داشته باشند. تفاوت این نوع شبکه ها با شبکه های LAN ،پیچیدگی تجهیزات و هزینه های بالای نصب و البته گستره حوزه کاری و کارآمدی بالاتر آنها می باشد.

-          اینترنت : یک شبکه گسترده WAN  در سطح جهانی است که در آن هزاران شبکه و یا حتی کامپیترهای شخصی به یکدیگر متصل هستند و در قالب قرارداد (پروتوکول) واحدی بنام FTP وHTTP همانند آنچه که در WAN گفته شد تبادل اطلاعات می نمایند . به جهت پیچیدگی و تعدد بسیار زیاد  خطوط ارتباط بین هر یک از عناصر شبکه در محیط اینترنت ، نمای این خطوط بشکل تار در هم تنیده و ابرگونه ای درآمده که آنرا WEB می نامند .نرم افزارهائی که در محیط اینترنت کار می کنند را اصطلاحاً وب بیس (WEB BASE) گویند . در چنین نرم افزارهائی کاربرها قادرند در هرکجا که بتوان از طریق خط تلفن شهری ، مبایل و هر طریق دیگری که به اینترنت متصل شد ، وارد محیط کاری نرم افزار شده و اطلاعات را دریافت ، ارسال و یا تغییر دهند .

با پیشرفت جوامع روند استفاده از اینترنت در زندگی امروزی رو به رشد و غیر قابل اغماض گردیده است . با استفاده از روشهای قراردادی ارتباطی (پروتوکول) از قبیل TCP/IP ، هر کامپیوتری که بخواهد وارد شبکه اینترنت شود نیاز به داشتن یک آدرس IP  (INTERNET PROTOCOL ADDRESS) و وارد کردن یک نام و یا کد شناسائی بنام URL (UNIFORM RESOURCE LOCATOR) دارد . آدرس IP همانند یک کدپستی بدون هرگونه اشتباهی ، کاربر اینترنتی را به کامپیوتر مورد نظر متصل کرده و بدینوسیله ،کاربران در اینترنت یکدیگر را پیدا و باهم ارتباط بر قرار می نمایند. آدرس URL در واقع جایگزین آدرس IP برای ایجاد ارتباط با کامپیوتر مخاطب می باشد که آنرا بصورت} پسوند. یک نام WWW. }وارد خط آدرس نرم افزار جستجوگر اینترنت نموده و نرم افزار مزبور با اتصال به کامپبوتر مقصد، اطلاعات موجود در آدرس مرقوم را به کامپیوتر مبدا ارسال می نماید . نماد WWW(World Wide Web) حاکی از فضای ارتباطی اینترنت و نام آدرس فضائی از کامپیوتر سرویس دهنده ی مقصد و پسوند نیز اشاره به طبقه و نوع اطلاعات دارد. نمونه هایی از پسوند ها عبارتند از ORG(Organisation)،COM(commercial)،EDU(Educational)، IR(Islamic Republic یا IRAN) ،NET(Network) ، UK (United Kingdom) و غیره میباشد.در کشور مانیز به تدریج انجام امور کاری،اداری،در کنار سایر موارد کاربردی بی شمار دیگر،از طریق اینترنت صورت می گیرد.اتوماسیون اداری ، ثبت نام های اینترنتی ، پخش اطلاعیه ها ، بخشنامه ها، اخبار، سیستم های پرداخت و دریافت و غیره از طریق اینترنت،بدون نیاز به مراجعات حضوری و با سرعت و دقت بسیار بالاتر صورت می پذیرد.

در حال حاضر ادارات مهمی که دفاتر با آنها سروکار دارند از قبیل دارائی ، شهرداری ، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، کانون سردفتران و دفتریاران و غیره هریک دارای پایگاه (SITE) اینترنتی ویژه خود بوده و با مراجعه به آدرس URL مربوط به آنها ، می توان به راحتی در هر زمان از شبانه روز وارد صفحه های اطلاعاتی مربوطه شده ، اخبار آنها را مطالعه ، کپی و چاپ گرفت .

-          اینترانت :اینترانت نیز یک شبکه کامپیوتری است که در آن از زبان مشترک ارتباطی اینترنت استفاده می شود . یعنی همانند اینترنت جهت انتقال فایل روش FTP(FILE TRANSFER PROTOCOL) و HTTP(HYPER TEXT TRANSFER PROTOCOL) بکار گرفته میشود ، اما لزوماً در این شبکه ها نیاز به اتصال به اینترنت نیست .

بعنوان یک ایده ، این امکان وجود دارد که دفاتراسناد رسمی و سازمان ثبت با ادارات ذیربط دیگر از قبیل دارائی ، اوقاف ، کانون سردفتران و دفتریاران ، بانکها ،شهرداری و غیره ، تحت یک شبکه اینترانت کلیه مراصلات و مکاتبات اداری خود را با تدابیر امنیتی لازم و کافی انجام داده و از اتلاف وقت و مسافرت های درون شهری مراجعین ،تا حدود زیادی پرهیز نمود و نیز مانع بروز هرگونه تخلفات احتمالی از قبیل صدور گواهیهای جعلی گردید.  

-         تجارت الکترونیک (Electronic Commmerce):

کلیه مبادلات تجاری اعم از خرید و فروش ، بازاریابی ، عقد قراردادها و تعهدات کاری ، پرداخت و دریافت وجوه از طریق حساب های اینترنتی بانکی ، مجموعه اموریست که در محیط اینترنت تحت عنوان تجارت الکترونیک با بهره دهی بالا ، قابل اجراء می باشد.

در یک تعریف اصولی، تجارت الکترونیک ، تعامل سیستم های ارتباطی (Communications)از قبیل رادیو ، تلویزیون ، تلفن ، شبکه های کامپیوتری ، ماهواره ، اینترنت و غیره و نیز سیستم های مدیریت و پردازش اطلاعات IT (Information Technology) - که تلفیق این دو مورد تحت عنوانICT (Information & Communication Technology) بیان می گردد - و همچنین برقراری امنیت (Security) می باشد.

بدان معنی که با بکار گیری فن آوری ارتباطات از یک طرف و نرم افزارهای بانک اطلاعاتی مناسب که مدیریت پردازش و تبادل اطلاعات را انجام می دهند ، از یک سو و پیش گیری های امنیتی از قبیل رمزگذاری و بستن راه های ورود به اطلاعات برای افراد سودجو و غیر مجاز و هکرها (Hackers) که از طریق حمله های کامپیوتری توسط ویروس ها ، کرم های کامپیوتری (Worms) و (Spy یا trojans) و (Spams) و دست کاری یا دزدی اطلاعات به نفع خود یا به زیان دیگران از اطلاعات بهره برداری می کنند ، از سوی دیگر باعث ایجاد امکان یک بازار مطمئن و راحت برای مراودات تجاری می گردد.

مدل های مختلف تجارت الکترونیک را می توان بدین صورت دسته بندی کرد :

هریک از موارد جدول فوق  مزایا و فواید زیادی را از قبیل امکان حذف واسطه ها و پائین آمدن قیمت مصرف کننده، بالا بردن میزان تولید به جهت یافتن بازار مصرف گسترده و وسیع ، شفاف سازی معاملات از حیث قیمت ، کمّیّت ، کیفیّت و اصالت هویت عرضه کننده و خریدار کالا و ده ها مزیت دیگر  ایجاد می نمایند.

دفترخانه نیز از این امکان بی بهره نیست و در حال حاضر سیستم پرداخت الکترونیک که در فصل دوم بند 1 بدان اشاره شد از طریق دستگاه POS هزینه اسناد تنظیمی ، دریافت و به حساب های ثبت ، دارائی و شخص سردفتر واریز می شود . در صورت اصلاح قوانین حتی این امکان وجود دارد که ثبت معاملات با برخورداری از امضاء الکترونیکی (بمنظور ایجاد اطمینان در صحت و امنیت اطلاعات) و از طریق اینترنت بدون نیاز به برخی مراجعات حضوری در ادارات و فقط از طریق یک ترمینال (یک کامپیوتر شخصی که به اینترنت متصل است) در هر جائی که باشد صورت پذیرد. لازمه آن ، ایجاد بانک های اطلاعاتی کاملی از املاک ، اتومبیل ها و بطور کلی سایر اموال شخصی و دولتی ، مشخصات اشخاص و داشتن حساب های اینترنتی بانکی است که دارائی ها و مشخصات مذکور، البته برای افراد مجاز، قابل دسترسی باشد.

بعنوان مثال فرض کنید شخصی قصد فروش آپارتمان خود را از طریق اینترنت دارد . چنانچه سایتی رسمی موجود بوده که اطلاعات آپارتمان وی در آن ثبت و تائید شده باشد ، این شخص با درج آگهی فروش در فضای اینترنت (مثلا از طریق سایتهای پر بیننده) و یا از هر طریق دیگر ،می تواند خریداران احتمالی را از طریق پست الکترونیک (E_Mail) یا هر یک از راه های ارتباطی دیگر در هر جائی از جهان پیدا کرده و مدارک مالکیت خود را که اصالت آنها در بانک های اطلاعاتی فوق الذکر تائید شده اند ، در اختیار خریدار قرار داده و خریدار نیز با اطمینان از صحت مدارک مالکیت و مشخصات فردی فروشنده پس از رویت مورد معامله (شخصا یا توسط وکیل رسمی خودش)و انجام تشریفات قانونی لازم اقدام به معامله نماید و دفاتر اسناد رسمی نیز با اخذ استعلامات لازم از ادارات ذیربط آن هم از طریق ارتباط اینترنتی ،ثبت معامله را انجام داده و وجه معامله نیز از طریق       حساب های اینترنتی بانکی توسط خریدار به فروشنده پرداخت گردد . حتی امکان پرداخت های اعتباری و اقساطی نیز وجود دارد ، بدین صورت که شخص طلبکار ، بانک یا موسسه مالی ای را که بدهکار در آن حساب و اعتبار پولی دارد ، از میزان مبلغ بدهی بدهکار و سررسید اقساط وی مطلع می سازد و با پذیرش آن بانک یا موسسه ، پرداخت اقساط تضمین می گردد.

 2- مفهوم امضاء الکترونیکی و نحوه بکارگیری آن در دفاتر اسناد رسمی :

                - تعریف و مفهوم امضاء الکترونیکی (Electronic Signature) :

 بر اساس قانون تجارت الکترونیک کشور ایران ،امضاء الکترونیکی ، هر نوع علامت منضم یا به نحو منطقی متصل شده به متن یک عبارت ،داده یا پیام (کامپیوتری) است که برای شناسائی امضاء کننده آن عبارت ، داده یا پیام ، مورد استفاده قرار بگیرد.

اساساً هر نوشته یا مدرکی که از طرف هر شخص حقیقی یا حقوقی صادر می شود جهت اثبات اصالت و  مسلم الصدور بودن آن توسط شخص مزبور نیاز به امضاء وی دارد .در سیستم دستی در دفاتر اسناد رسمی ،مطابق نمونه امضائی که ذیل ورقه یا مدرکی که شخص برای ارائه به جائی ، امضاء نموده ، پس از احراز هویت و اصالت وی توسط سردفتر، در دفتری بنام دفتر گواهی امضاء (که در فصل اول بند 2 بدان اشاره شد) نیز امضاء گرفته می شود . سپس سردفتر ذیل همان برگه  ،امضاء و هویت وی را تصدیق و گواهی نموده و در نتیجه ، امضاء شخص در ذیل ورقه غیر قابل انکار میشود.

·    از ویژگی های امضاء دستی می توان یکسان بودن ، راحتی تولید ، قابلیت تمیز دادن آن از امضاءهای دیگر ، تقریبا غیر قابل جعل بودن و فیزیکی بودن آن بر شمرد .

·     ویژگی های مهم امضاء الکترونیکی : 1- در تولید آن اطلاعات منحصر بفرد شخص امضاء کننده استفاده می شود . 2- بطور خودکار و توسط رایانه ایجاد می شود .  3- امضاء هر متن یا پیام وابسته به بیت ها و اطلاعات پیام است و هرگونه دست کاری و تغییر در متن سند یا پیام ، موجب مخدوش شدن امضاء پیام می گردد .  4- باید به راحتی قابل بررسی و تائید باشد تا از جعل و یا انکار احتمالی آن جلوگیری شود .

   - ساختار امضاء الکترونیکی :

ساختار امضاء الکترونیکی بدین صورت است که نویسنده پیام الکترونیکی (در قالب فایل یا متن و غیره) در محیط نرم افزاری که مخصوص درج امضاء الکترونیک است،اطلاعات را توسط کلید رمز کننده محرمانه خود ،رمزنگاری می کند . این کلید باید همواره مخفی نگه داشته شود . علاوه بر کلید مزبور ، کلید (رمز) دیگری وجود دارد که همگانی و توسط عموم قابل رویت می باشد . به بیان دیگر یک کلید عمومی و یک کلید اختصاصی وجود دارد که بنام یک فرد مشخص ثبت شده است.

کلید عمومی شامل نام کاربر (USER NAME) و کلمه عبور (PASSWORD) است ( همانند پست الکترونیکی) که برای ورود به نرم افزار مزبور و سیستم استفاده می شود و کلید خصوصی ، کلیدی است که در سخت افزار امضاء دیجیتال به نام توکن (TOKEN) موجود می باشد و فقط صاحب امضاء به آن دسترسی دارد .

نمونه سخت افزار TOKEN و  SMART CART و کارت خوان

به هنگام استفاده از امضاء الکترونیکی ، کاربر ابتدا USER NAME و PASSWORD را وارد نرم افزار می کند و سپس سیستم نرم افزاری ، برای احراز هویت صاحب امضاء به قفل سخت افزاری (TOKEN)  مراجعه می نماید . این قفل همانطور که اشاره شد و در تصویر فوق نیز دیده می شود ، همانند یک Flashdisk و یا Smart Card است که توسط یک مرکز گواهی کننده میانی (RA)و یا توسط مرکز گواهی کننده اصلی (CA) برنامه ریزی و کد گذاری شده است . 

کلید(رمز) خصوصی امضاء دیجیتال در هر کشور توسط نهاد خاصی بنام CA (Certificate Authority) که به آن مرکز اصلی گفته میشود ،صادر می شود . در کشور ما وزارت بازرگانی این امر را بعهده دارد. کلید عمومی توسط دفاتر ثبت نام یا به بیان دیگر مرکز میانی صدور گواهی ، که هویت آنها توسط مرکز اصلی (CA) گواهی شده است و بنام RA  (Registration Authority) نامیده می شوند ، برای متقاضیان امضاءالکترونیک صادر می شود. دفاتر اسناد رسمی در حال حاضر نقش RA را دارند . یعنی اشخاصی که متقاضی داشتن امضاء الکترونیکی هستند ، از قبیل بنگاه های معاملات املاک و یا اشخاصی که از طریق تجارت الکترونیک مبادلات اقتصادی انجام می دهند و غیره ، می توانند به دفاترخانه ها مراجعه نموده و پس از انجام تشریفات لازم ، امضاء الکترونیکی دریافت دارند .

در شکل زیر، روند کار این کلیدها توضیح داده شده است :

نمودار مراحل تولید امضاء الکترونیک    توسط فرستنده پیام

A

 

فرض کنیم قرار است متن A در شکل فوق توسط کاربر فرستنده ، امضاء الکترونیکی شده به کاربر گیرنده ارسال شود. به کمک نرم افزاری مخصوص،(که PGP یا Pretty Good Privacy نامیده می شود) ابتدا متن مورد نظر، طی یک تابع یا عملیات درهم سازی ،بصورت یک متن خلاصه درآمده و تحت یک الگوی رمزگذاری با کلید (رمز)خصوصی مربوط به کاربر فرستنده ، تلفیق شده ، و در نتیجه ،امضاء دیجیتال بصورت یک کد تولید و پیوست متن گردیده ، متن حاصله به گیرنده پیام ارسال می شود. باید توجه داشت که پیام ارسالی بشرح فوق ، کاملاً قابل رویت و خواندن     می باشد و هدف اصلی، حفظ اصالت و درستی محتویات پیام و اختصاص آن به شخص فرستنده آن می باشد.

نمودار مراحل دریافت پیام امضاء شده  توسط گیرنده پیام

در طرف گیرنده پیام ، مطابق شکل فوق ، در محیط نرم افزار مذکور، متن امضاء شده ی ارسالی ، ، با استفاده از کلید عمومی فرستنده متن ، که در اختیار گیرنده قرار می گیرد ،تحت الگوی خاصی رمزگشائی شده و توام با آن چکیده پیام تولید می شود . همزمان ، مجدداً خلاصه ی پیام توسط نرم افزار ، طی  عملیات در هم سازی ، ساخته می شود. سپس خلاصه متن حاصله از هر دو طریق ،با یکدیگر مقایسه گردیده ،  در صورت انطباق ، صحت امضاء الکترونیکی فرستنده و اصالت متن اثبات میگردد .